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Todo gestor sonha com uma equipe financeira de alta performance e capacitada para lhe dar suporte nas estratégias de crescimento do negócio. No entanto, a realidade que muitas empresas enfrentam é bem diferente, com profissionais atolados em processos repetitivos que lhes roubam uma valiosa fatia de tempo.
Felizmente, há diversas medidas práticas que podem ajudar seu time a melhorar a gestão do tempo. Neste artigo, separamos 6 estratégias para melhorar a produtividade da sua equipe financeira. Continue a leitura e conheça quais são elas.
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Identifique e elimine os inimigos da produtividade
Auxiliar sua equipe financeira a alcançar a eficiência começa por ‘organizar a casa’. Se sua área financeira fosse um cômodo, o processo de arrumação começaria por identificar o que deve ser guardado e o que não serve mais. Ou seja, quais os pontos fortes do seu processo e quais os gargalos estão impedindo que sua equipe otimize o tempo, ganhando mais eficiência e produtividade? Em geral, os inimigos mais comuns da área financeira são:
- Erros na entrada manual de dados
- Falhas de comunicação
- Má gestão da informação
- Processos de aprovação ineficientes
- Divisão de funções pouco claras
- Documentos faltantes
Se o cenário atual é de caos, como seria possível planejar o futuro? Por isso, ter um retrato dos processos da área financeira é fundamental para identificar e eliminar seus gargalos para que as operações transcorram com mais fluência e tranquilidade.
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Remova os processos redundantes
Feito o diagnóstico, as perguntas a serem feitas são: ‘se eu eliminar essa tarefa, ela fará falta?’ ou ‘se eu remover esse processo, há algum impacto no setor?’. Em alguns casos, tratam-se de tarefas e processos repetitivos que vigoram há tanto tempo que ninguém parou para refletir sobre eles. Essas redundâncias não são encontradas apenas em processos. Elas também podem estar na movimentação física de sua equipe dentro da empresa, no excesso de reuniões ou no fluxo incongruente do trabalho.
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Aprimore sua equipe financeira
A gestão financeira de uma empresa exige competências e habilidades específicas. Desta forma, após identificar e corrigir os gargalos nos processos da área, é necessário desenvolver e aprimorar as habilidades comportamentais e técnicas para que sua equipe possa vivenciar a nova realidade.
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Automatize processos manuais
Não basta ter os melhores profissionais no seu time financeiro se eles não têm as ferramentas certas para desempenhar suas funções em um nível ideal. Forneça à sua equipe um software de gestão financeira confiável, que automatize processos e os capacite para fazer seu trabalho com eficiência e precisão.
Uma das melhores estratégias para otimizar a produtividade da equipe é automatizando processos repetitivos que são executados manualmente. Assim, você reduz drasticamente a chance de erro humano e investe o tempo e o esforço de sua equipe em atividades mais estratégicas.
Quase todas as atividades contábeis e financeiras de um negócio podem ser automatizadas até certo ponto, como contas a pagar e a receber, gerenciamento de despesas, controle de estoque e gestão do fluxo de caixa.
A automação permite processar documentos em lotes, em vez de lidar individualmente com centenas de faturas e recibos. Imagine quanto tempo sua equipe poderia dedicar para lidar com questões que efetivamente ajudam seu negócio a crescer?
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Comunique-se claramente
Esta estratégia não se restringe ao setor financeiro. Comunicação é essencial para o trabalho em equipe, não importa a qual área ela pertença. Pouca ou falta de comunicação só pode significar uma coisa: falha no processo ou até mesmo fracasso de um projeto.
No entanto, o processo de comunicação não é de uma via: não basta apenas comunicar expectativas, políticas e procedimentos da área à equipe financeira. É preciso estar aberto para receber feedbacks e conselhos de seus liderados. Manter um fluxo livre de ideias, valorizando a troca de informações, eleva o moral da equipe, melhora o clima organizacional e reduz a chance de erros nos processos diários.
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Integre os setores
Para poder realizar seu trabalho com excelência, o setor financeiro depende fundamentalmente das informações geradas por outros setores da empresa. Por isso, é preciso pensar na forma como os dados são compartilhados entre as áreas para que isso ocorra com precisão, rapidez e confiabilidade. Um software ERP, por exemplo, poupa sua equipe da tarefa contraproducente de solicitar a outros setores o envio de dados e documentos.
Mas a integração não deve se restringir apenas aos setores internos. Sendo um ecossistema completo, a empresa precisa entender esta integração aos parceiros e fornecedores do negócio.
Na Taipa, uma das premissas principais é garantir a confiabilidade e precisão absoluta em todas as operações financeiras realizadas pelos clientes do FIDC. Desta maneira, por meio de uma conciliação financeira confiável e ágil, a Taipa ajuda seus clientes a pouparem o tempo da sua equipe com conferências nas operações.
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