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Ao longo dos anos, foram muitos os sistemas e métodos projetados com foco na melhoria contínua. Criada originalmente como parte do Sistema Toyota de Produção, a filosofia lean – ou enxuta, no português – logo se disseminou entre outros setores empresariais. Hoje, o conceito de pensamento enxuto, ou lean thinking, é aplicável a qualquer tipo de negócio, de qualquer porte ou setor.
Em sua essência, a mentalidade de melhoria contínua permite traçar os melhores caminhos para maior produtividade, redução dos erros e aumento da lucratividade como um todo. Eis o que todo gestor de indústria, comércio ou serviço sonha, não é mesmo?
Para este artigo, optamos por examinar o Ciclo PDCA, que se tornou bastante popular por sua eficácia em ajudar gestores a administrar processos, controlar a qualidade e melhorar a eficiência. Continue a leitura para saber como aplicar este método na sua empresa também.
Como surgiu o Ciclo PDCA?
O estatístico e físico norte-americano Walter Shewhart é considerado o pai do PDCA. Ele era apaixonado por análise estatística e melhoria da qualidade e construiu a base do PDCA, registrando-a por meio de diversas publicações.
Anos depois, inspirado pelas ideias de Shewhart, William Deming foi quem efetivamente desenvolveu o modelo em um ciclo de aprendizagem e melhoria, popularizado como PDCA. É por isso que o modelo também é conhecido como ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming.
Os quatro estágios do PDCA
O ciclo PDCA é um processo que objetiva melhorar continuamente produtos, pessoas e serviços. A sigla vem da abreviação de plan, do, act, check (planejar, fazer, checar, agir) e fornece uma abordagem sistemática para testar diferentes ideias e hipóteses. O PDCA fornece um guia de quatro etapas para a execução de práticas de melhoria incrementais.
Como exemplo, imagine que sua empresa receba diversas reclamações sobre falhas na entrega dos produtos ao cliente final. Possivelmente, será preciso melhorar a operação logística para manter os clientes satisfeitos. O PDCA poderá ajudar a identificar isso e traçar o plano mais adequado para a melhoria do processo. Para tanto, vamos dar uma olhada mais de perto nos quatro estágios do processo PDCA e entender como aplicá-los.
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Planejar
O ciclo PDCA começa com o ‘planejar’. A fase de planejamento envolve a definição do problema a ser tratado, 1. avaliando os recursos disponíveis e necessários para corrigir o problema; 2. identificando a melhor solução e 3. desenvolvendo os indicadores-chave de desempenho (KPI). É essencial que o KPI seja estabelecido, caso contrário você não terá como saber se o seu plano foi eficaz e as outras etapas do processo serão inúteis. Para isso, a fase de planejamento precisa responder a algumas questões-chave, como:
- Qual é o problema central que precisamos resolver?
- De quais recursos precisamos?
- Quais recursos já temos disponíveis?
- Qual é a melhor solução para resolver o problema utilizando os recursos disponíveis?
- Em que condições o plano será considerado bem-sucedido?
- Quais são os objetivos?
Nesta etapa de planejamento, você precisará escolher uma metodologia de trabalho que será empregada para solucionar o problema e estruturar o plano de ação com os desdobramentos para alcance dos objetivos. Há diversas ferramentas, como Diagrama de Ishikawa, 5W2H ou Design Thinking que podem ajudar neste processo. Avalie qual melhor se enquadra em sua realidade.
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Fazer
A etapa “fazer” do ciclo PDCA representa a execução do plano. Muitas empresas optam por implantar em pequena escala inicialmente, como num número reduzido de filiais ou apenas em alguns departamentos. A vantagem da fase de teste é permitir que sejam feitas adequações ao projeto até que ele esteja robusto o suficiente para ser implementado em toda a organização. Os problemas que surgem neste ambiente controlado são essenciais para padronização do plano, especialmente para definir e comunicar as funções e responsabilidades de cada membro da equipe.
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Checar
A terceira fase exige que você cheque se o plano caminha conforme o esperado. Talvez essa seja a etapa mais importante de todo o ciclo. Isso porque se algo estiver errado, é na fase de verificação que o gestor analisa o efeito imprevisto e ajusta o plano para lidar com o problema. Depois de auditar seu plano, você pode repetir o estágio “fazer” para resolver os problemas ou prosseguir para a fase “agir”.
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Agir
Quando chegar a hora de “agir”, você pode prosseguir e colocar em prática seu plano de forma integral. Em geral, essa implementação representa a adoção de uma nova política ou processo que rege um departamento ou a empresa como um todo. Por exemplo, ao final do ciclo PDCA pode ser que sua empresa tenha desenvolvido um novo processo de fabricação de produto ou uma nova política comercial que ajude a empresa a alcançar seus objetivos de lucratividade.
Como o nome já diz, o PDCA é um ciclo que deve ser rodado periodicamente, visando a melhoria contínua do processo em questão. É um compromisso assumido pela equipe com a produtividade e eficiência da empresa e que deverá ser tratado com a devida importância que ele representa para os resultados do seu negócio. Agora que você entendeu um pouco mais sobre a importância do ciclo PDCA, é hora de aplicá-lo em seu negócio para obter os melhores resultados!