Plano de contingência: o que é e como elaborar um para sua empresa

“E se?” é uma questão que assombra a mente dos gestores encarregados pela continuidade de negócios. Em um cenário ideal, sua empresa estaria imune a desastres. Mas a realidade mostra que a imprevisibilidade é tão líquida e certa como dois e dois são quatro.

Ninguém deseja que o Plano A falhe; mas ter um plano B consistente e pronto para ser iniciado ainda é a melhor forma de preparar a empresa para o que não se pode prever.

A recente pandemia exemplifica bem a importância do tema deste artigo. Ainda que ninguém pudesse antever uma crise sanitária global, são em casos como este que o plano de contingência se mostra indispensável.

Assim como o plano de negócios é elementar para o lançamento de uma empresa, o plano de contingência pode garantir que ela esteja preparada quando os tempos se tornam difíceis. Por isso, vamos nos aprofundar no que é plano de contingência e como elaborar um para sua empresa. Aproveite para baixar gratuitamente este template em Excel que irá ajudá-lo a começar o plano de contingência do seu negócio.

O que é um plano de contingência de negócios?

Um plano de contingência é uma estratégia proativa que descreve o curso das ações ou etapas que a administração e a equipe de uma empresa precisam desempenhar em resposta a um evento que pode acontecer no futuro. Ele exerce um papel significativo na continuidade dos negócios, gerenciamento de riscos e recuperação de desastres.

Ao investir tempo e reflexão em seu plano, você pode superar obstáculos e manter os negócios estáveis em meio a uma crise. Um plano de contingência não apenas minimiza o impacto de eventos inesperados, como também cria um plano para administrar seus negócios após o término do desastre.

Também conhecido como plano B, plano de backup ou plano de recuperação contra desastres, é executado quando seu plano principal deixa de funcionar. Implantado corretamente, um plano de contingência pode reduzir o risco e ajudá-lo a retomar as operações o mais rápido possível.

Por que contar com um plano de contingência?

A ideia de ter um plano B é evitar a exposição de sua empresa a riscos desnecessários e reduzir o tempo de uma resposta orquestrada da equipe frente aos imprevistos. Já que o plano de contingência lista as ações a serem tomadas, todos podem se concentrar no que fazer sem perder tempo ou entrar em pânico.

Como elaborar um plano de contingência de negócios?

Para estruturar um plano de contingência efetivo, sua empresa precisa dispor de dados confiáveis obtidos a partir de pesquisas e algumas seções de brainstorm com os membros-chave da equipe. A maioria das empresas desenvolve e revisa seus planos de contingência durante a reunião de planejamento anual.

Nesse momento, elas debatem suas estratégias de sucesso para o próximo ano e buscam identificar contra quais riscos precisam se preparar. Se você deseja criar um plano de contingência para a sua empresa, aqui estão algumas etapas importantes para direcioná-lo.

Etapa 1: Mapeie os riscos

Antes de resolver os riscos, primeiro você precisa identificá-los. Comece fazendo uma lista de todos e quaisquer riscos que possam impactar sua empresa. Pense na natureza do seu negócio, os tipos de produtos e serviços que ela oferece, e os clientes que ela atende.

Quais tipos de eventos poderiam impactar negativamente a sua organização, bem como seus funcionários, equipamentos ou outros recursos indispensáveis? Durante essa etapa, é interessante realizar encontros com funcionários, executivos, TI e outras pessoas importantes para obter uma ideia abrangente dos eventos que podem impactar seus recursos. Se necessário, considere chamar um consultor especializado em gestão de riscos.

Mesmo que desastres remetam a conceitos mais distantes da geografia brasileira, como terremotos ou furações, vale saber que vão além disso. Aqui estão alguns exemplos de eventos que podem causar interrupções:

• Danos físicos por incêndio, vendavais ou outro dano a um edifício que a empresa ocupa;
• Danos ao maquinário ou quebra do equipamento;
• Uma interrupção prolongada de rede (eletricidade, água, gás ou telecomunicações);
• Demissão ou ausência prolongada de funcionários-chave;
• Danos aos sistemas de informação ou violação de dados;
• Interrupção da cadeia de abastecimento;
• Acesso bloqueado ao local da sua empresa.

Pessoas

Pessoas são a força motriz do negócio e parte essencial do plano de contingência. Avalie sua equipe de gestão e os funcionários de sua empresa. Existem pessoas específicas que são essenciais para o seu negócio? O que você faria se elas se demitissem, se machucassem ou, pior ainda, falecessem? Existe algum funcionário que saiba executar determinada tarefa que ninguém mais saiba fazer?

Estoque

Se sua empresa tem um estoque que precisa ser protegido contra um eventual desastre, o item Estoque deverá constar no seu plano de contingência. Neste caso, estoque se refere ao grupo de mercadorias prontas para comercialização e às matérias-primas utilizadas na linha de produção.

Tecnologia

São poucos os negócios onde a tecnologia não desempenha um papel vital. Se sua empresa atua focada em vendas, o que aconteceria se o sistema de gestão de relacionamento com o cliente fosse interrompido? Ou se os servidores sofressem um apagão? Qual o tempo de resposta necessário para evitar danos? Mapeie todas as tecnologias e equipamentos de que o negócio precisa para operar de maneira ideal.

Legislação

Há leis federais, estaduais e municipais a serem seguidas. Por isso, questões legais entram no plano de contingência para mapear os potenciais processos judiciais aos quais a empresa possa estar suscetível. Nesta questão, consultar um escritório jurídico é o mais acertado a se fazer a fim de cobrir todos os aspectos legais do negócio.

Etapa 2: Desenvolva um plano de contingência para cada risco

Depois de mapear os riscos e priorizá-los conforme seu potencial de dano e probabilidade de ocorrer, você terá que desenvolver um plano de ação para cada um deles em separado. O processo é trabalhoso, por isso é recomendado iniciar pelos riscos com prioridade mais elevada até o final da lista. Resumidamente, cada plano de contingência precisa detalhar o que a empresa fará para se preparar para esse risco e todas as etapas que precisam ser executadas para reduzir os danos caso o risco se concretize.

 Etapa 3: Distribua o plano e o revise periodicamente

Um plano de contingência não tem valor algum se apenas uma pessoa tiver acesso a ele. Por isso, quando finalizado, o plano deverá ser compartilhado e compreendido. Promova reuniões para apresentação aos envolvidos, onde todos poderão esclarecer dúvidas ou realizar novos ajustes importantes. Seu plano não é imutável. Portanto, deverá passar por revisões periódicas, pelo menos uma vez ao ano para que novos riscos e soluções sejam adicionados, se necessário for.

Essas são as etapas cruciais para desenho de um plano de contingência para as operações da sua empresa. “Se o homem seguro morreu de velho”, como diria o antigo provérbio, é sempre mais barato ser proativo e ter um plano em vigor, ainda que sua expectativa seja a de nunca precisar tirá-lo do papel. Revise o plano periodicamente para que ele não se torne obsoleto, recicle as equipes envolvidas com treinamentos anuais e terá em mãos um aliado que funcionará perfeitamente se – e somente se – for acionado.