GTD: os 5 passos da metodologia de autogerenciamento

“Amanhã eu faço, sem falta!”. Se você se identificou com essa frase, das duas uma: ou está no grupo de profissionais que padecem por falta de tempo ou na parcela da população enquadrada como procrastinadores, nome dado ao indivíduo que protela tarefas e decisões que considera desagradáveis.

Seja qual for o caso, sempre que deixamos uma decisão ou ação importante para depois, o alívio momentâneo gerado logo vem seguido de culpa e prejuízos reais.

Sem entrar no mérito de quais razões o tem levado a adiar suas atividades prioritárias, trazemos aos leitores do blog da Taipa uma metodologia que se aplica a qualquer pessoa que queira administrar melhor seu tempo e terminar o dia com a sensação de missão cumprida. Vamos lá?

Fazendo as coisas acontecerem

Getting Things Done (GTD) é um sistema de gerenciamento de tempo e produtividade que tem ajudado pessoas em todo o mundo a completar tarefas e compromissos de forma mais eficiente e menos estressante. Sem fórmulas ou planilhas mirabolantes, o GTD usa listas e calendários simples aos quais provavelmente você já está habituado.

O GTD foi desenvolvido por David Allen em seu livro “A arte de fazer acontecer”.  A ideia fundamental do método é colocar todas as suas tarefas por escrito para garantir que você não se esqueça de nada. E uma vez que você não terá que se lembrar constantemente de tarefas importantes, sua mente ficará menos obcecada, especialmente em momentos inconvenientes.

Em outras palavras, você perderá menos tempo do seu precioso sono se preocupando com o que precisa ser feito. Graças a um sistema organizacional escrito, você pode ter certeza de que fará tudo dentro do prazo e não esquecerá de nada. Sua mente pode realmente relaxar quando é hora de descansar e pode se concentrar melhor nas tarefas em mãos. Afinal, agora você está no controle.

Os 5 passos do GTD

De maneira simplificada, no método GTD você quebra grandes tarefas em tarefas menores, definindo prazos específicos para cada uma delas. Além disso, revisa regularmente sua lista de coisas a fazer para que esteja sempre no comando das atividades e não o contrário. Com o passar do tempo, passa a entender como seu dia se desdobra e vai identificando os prontos fracos do seu sistema a fim de promover melhorias.

A metodologia de Allen é executada em cinco passos, que examinaremos melhor a seguir.

1. Coletar

Nesta primeira etapa, você deve anotar todas as suas ideias, atividades e projetos, seja num caderno ou de forma digital. No GTD, essa listagem é denominada “Caixa de Entrada” e, inicialmente, pode levar vários dias até que tenha tudo mapeado. Com o passar do tempo, você deverá adicionar as novas tarefas, compromissos e ideias às suas “caixas de entrada” conforme elas vão surgindo.

2. Processar

Você precisa revisar e processar tudo o que coletou em sua caixa de entrada. Para isso, deve desenhar um fluxograma que delimite as tarefas acionáveis (aquelas que podem ser colocadas em ação); as prioritárias, as adiáveis e as que foram anotadas por impulso.

Para ajudá-lo nesta etapa, pode ser útil responder às seguintes questões para cada item: a) que tipo de tarefa é? b) é uma tarefa acionável? c) qual é a próxima ação para que ela seja executada?

Feita esta análise, se concluir que alguma ação não é possível ou necessária, opte por jogá-la fora, colocá-la na lista “Algum dia” ou a arquive para referência futura.

3. Organizar

Chegou a hora de categorizar suas tarefas, colocando os itens acionáveis em suas respectivas ‘bandejas’, como trabalho, família, lazer, educação e assim por diante. Cada ação começa a ser processada a partir desta etapa. Uma dica de ouro: se há alguma tarefa que pode ser completada em dois minutos ou menos, faça imediatamente e não a adicione em sua caixa de entrada.

4. Revisar

Você vai ganhar clareza organizando suas tarefas e compromissos, mas só isso não será suficiente para aumentar sua produtividade e garantir que você faça tudo no tempo alocado. Para fazer isso, comprometa-se em revisar regularmente suas listas. Esse é um método sistemático que exige que as revisões sejam diárias ou, ao menos, uma vez por semana.

Você tem que se certificar de que seu sistema está atualizado, caso contrário, não será capaz de se concentrar na tarefa à sua frente sem ficar pensando que pode ter perdido algum compromisso importante.

5. Fazer

No método GTD, você emprega quatro critérios para decidir o que fazer a seguir: contexto, tempo disponível, energia disponível e prioridade. No contexto, considerando que você criou categorias para suas tarefas, chamadas de listas, você não precisará gastar energia decidindo qual tarefa executar em determinado horário do dia. Para simplificar, vamos usar um exemplo: você criou a categoria “Aprimoramento Profissional” e sabe que sempre que tiver um tempo livre deseja usá-lo de forma produtiva. Sendo assim, pergunte-se “Em que contexto estou?”. Se você está na fila do banco aguardando atendimento, talvez possa avançar na leitura daquele livro sobre gestão estratégica que há tanto tempo planeja.

O que nos leva a uma análise sobre o tempo e energia disponíveis. Quanto tempo você tem agora? Se você estiver no carro e a 15 minutos de seu destino, não deve fazer uma ligação que sabe que levará uma hora do seu tempo. Seu nível de energia, por sua vez, varia com o passar do dia e você, melhor do que ninguém, conhece os horários em que sua capacidade produtiva está no nível máximo. Assim, certifique-se de agendar tarefas que exijam total concentração e desempenho em horários que se adaptem ao seu biorritmo, quando você estiver com energia e pronto para a tarefa.

Por fim, considerando que você restringiu as ações possíveis com base nos três critérios anteriores e se deparou com um empate, deixe que a prioridade decida. Qual tarefa é a mais urgente? Pronto! Eis a tarefa pela qual você deve começar.

Como pudemos ver, o GTD é um método muito eficaz para autogerenciamento e que nos ajuda a driblar os efeitos prejudiciais que a falta de controle causa em nossa saúde mental e física. Você pode iniciar aplicando o GTD em sua própria rotina e depois trazer esse conceito para seus funcionários, ajudando a melhorar a produtividade da equipe.

Falando em produtividade, Neste artigo, separamos 6 estratégias para melhorar a produtividade da sua equipe financeira. Mas, o mais importante, é saber que toda metodologia demanda disciplina e comprometimento com os resultados para que seja realmente efetiva. Portanto, reflita e assuma este compromisso para colher bons frutos para sua vida pessoal e profissional.